Análisis y Descripción de Puestos: ¿Qué es y Cómo se realiza?
El análisis y descripción de puestos junto a la evaluación de desempeño forman parte del segundo subsistema de RRHH llamado Organización.
Es necesario describir un cargo para determinar y conocer su contenido, es decir reunir información sobre las tareas, deberes y responsabilidades que lo diferencian de otros cargos, ya que identifica que deberá hacer el ocupante de ese puesto, su periodicidad, qué métodos debe utilizar y cuales son los objetivos de su función.
Hay dos tipos de descripción de puestos, pueden ser molar y molecular, la diferencia de ellas es la extensión de cada una, siendo la molar la más corta y general y la molecular es más utilizada en cargos jerárquicos, donde es necesario detallar más minuciosamente las responsabilidades y funciones.
Veamos en forma detallada la información que debe contener cada tipo de Descripción:
MOLECULAR está compuesta por:
- DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del puesto
Depto o sección a la que pertenece
Supervisado por
Supervisa a
- DATOS DE CONTROL
Nombre del auditor
Fecha de ADP (Análisis de puesto)
Fecha último ADP
- CONDICIONES DE TRABAJO:
Horario: se define si es un horario habitual, que días, si es fijo o rotativo, si la jornada es continua o discontinua, si requiere o no prolongación de jornada, etc
Condiciones ambientales: hay que determinar la ventilación, iluminación y temperatura del lugar de trabajo
Riesgos: se listan los riesgos a los cuales puede estar expuesto el trabajador , por ejemplo al ruido
Esfuerzos físicos y/o mental: es necesario definir si el puesto expone al colaborador a determinados esfuerzos, por ejemplo: trabajo bajo presión, estrés, etc
- CONTENIDO DEL PUESTO:
Resumen del puesto
Funciones y tareas
Estándares cualitativos
Estándares cuantitativos
Responsabilidades
Relaciones internas y externas
- ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
Requerimientos:
Lugar de residencia
Disponibilidad de viaje
Instrucción formal
Conocimientos en idiomas
Conocimientos en informática
Es decir, todos los requerimientos específicos que debe reunir el futuro candidato a este puesto. Esta información es la que debe utilizarse para realizar un Reclutamiento de Personal efectivo.
La DESCRIPCIÓN MOLAR, debe tener una extensión de una hoja, conteniendo la siguiente información:
- Nombre del Puesto
- Objetivo y Funciones principales
- Responsabilidad
- Requisitos del puesto
EL ANÁLISIS DE PUESTOS consiste en obtener datos de todos los puestos que existen en la organización, se debe:
1.Identificar los puestos a analizar utilizando listas derivadas de los registros de las nóminas, organigramas y entrevistas con trabajadores y superiores.
Esto puede darse por la creación de nuevas áreas o puestos o, por la supresión de los mismos, que puede generar que otros puestos absorvan estas tareas.
2. Elaborar un cuestionario para el análisis: esto garantiza que la información sea consistente y homogénea y permite identificar deberes, responsabilidades y niveles de desempeño.
Dentro de las herramientas que se pueden utilizar se encuentran:
- Las entrevistas: permiten el contacto directo con el entrevistado y la exploración con facilidad.
- Grupos de expertos: Consisten en reuniones con expertos o con trabajadores con más experiencia para analizar el puesto. Es más lento y costoso
- Cuestionarios por correo: es un proceso más rápido y de menor costo. Se pueden estudiar varios puestos a la vez.
- Observación: es lento, costoso y menos preciso y confiable. Tiene buenos resultados en puestos con actividades repetitivas y manuales.
- Bitácora de empleados: consiste en entregar a los empleados un diario o bitácora, para que ellos anoten sus actividades diarias.
3. Obtener información sobre el puesto, nos proporciona la descripción del puesto que vimos anteriormente.
Es importante mantener esta información actualizada tanto en los formularios como en el organigrama para evitar dificultades al momento de buscar personal, capacitarlo o promoverlo dentro de la organización.
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Podes saber más sobre los subsistemas en el siguiente link:
Subsistemas de Administración RRHH
Los 5 Subsistemas de Administración RRHH según Idalberto Chiavenato
